Erakundearen memoria: ezagutzak txatari eta analistari irauten diezaien

Fitxategiak gordetzea ez da adimena kontserbatzea

Aurkezpenak, mezu elektronikoak, prompt-ak eta buletinak dituen karpeta bat artxibo bat da; baliteke memoria operatibo ez izatea. Ondorio bat berrerabiltzeko, haren jatorria berreraiki behar da: zer galdera erantzuten saiatzen zen, zer iturri kontsultatu ziren, noiz, zer irizpide aplikatu ziren, zer hipotesi alternatibo kontuan hartu ziren eta zer erabaki hartu zen. Arrastorik gabe, gaur zuzena den erantzun bat bihar zaharkitutako baieztapen bihur daiteke.

Lau objektu bereizten ditugu, nahastu gabe gordetzea komeni direnak:

1. Ebidentzia: lehen mailako dokumentua edo erregistroa, data, jatorria, esteka eta mugak.
2. Interpretazioa: gizakiak edo AAk lagundutako inferentzia, egilea, data eta arrazoiketa.
3. Produktua: hartzaile batentzat entregatutako bertsioa, argazki tenporal esplizitu batekin.
4. Erabakia eta ikaskuntza: egindako ekintza, behatutako baldintzak eta emaitza, neurtu ahal denean.

Hasteko ez da biltegi sofistikaturik ezarri behar. Ondo gobernatutako kalkulu-orri batek, partekatutako karpeta batek eta izenen konbentzioek hasierako memoria bat ahalbidetzen dute. Tresna egokia konfidentzialtasunaren, tamainaren, baimenen eta eskuragarritasunaren araberakoa da.

Bertsioen kudeaketa zintzotasun-promesa bat da

Adimen bizia ez da «isilean zuzentzen», beste ondoriorik inoiz izan ez balitz bezala. Gutxieneko historia bat gordetzen da: produktuaren IDa, bertsioa, ebaketa-data, aurreko bertsiotik izandako aldaketak, gehitutako edo kendutako iturriak, aldatutako interpretazioa, berrikuspenaren arduraduna eta hurrengo eguneratze-data.

A enpresaren adibidea:

• v1, 15/01: ikerketa-hasierako bi seinale. Hipotesia: esplorazio teknikoa; ez erabaki inbertsiorik.
• v2, 15/03: dokumentatutako proba pilotu bat. Aldatzen da balidazio operatibo mugatua badagoela dioen konfiantza; eskalatzea oraindik frogatu gabe dago.
• v3, 15/06: eragiketaren datu alderagarriak agertzen dira. Pilotuaren ebaluazioa berriz irekitzen da.

Balioa ez dago lehen erantzuna «zuzena» izan izanean, zer ebidentziak justifikatu zuen hura aldatzea azaldu ahal izatean baizik.

Zer egin AArekin eta prompt-ekin

Prompt bat jarraibide bat da, ez iturri bat. Komeni da metodologiaren bertsioa, baimendutako sarrerak, erabilitako eredua edo tresna (garrantzitsua denean) eta exekuzio-data gordetzea. Baina AAren emaitza ez da automatikoki lehen mailako ebidentzia bihurtzen: egiaztatu daitezkeen erregistroekin lotu behar da. Ezin da, gainera, informazio konfidentzialik sartu kanpoko sistemetan erakundearen baimenik gabe eta haien tratamendu-baldintzak ebaluatu gabe.

Arrisku gehigarri bat memoria faltsua da: laguntzaile batek aurreko dokumentu bat akats batekin laburtzen badu eta laburpen hori iturri balitz bezala berrerabiltzen bada, akatsa pilatu egin daiteke. Produktu garrantzitsu bakoitzak jatorrizko ebidentziara itzultzea ahalbidetu behar du.

Berreskuratze-proba · Zahartzen ari den ondorio bat

A enpresaren espediente fikziozkoa, P-NOR-004. v1-ean ondorioa hau da: «ikerketa eta iragarritako pilotu bat behatzen dira; hartze zabala ez dago egiaztatuta». v2-n, pilotuaren ebaluazio batek dokumentatutako eragiketa-baldintza bat gehitzen du. Informazio berriak ez du justifikatzen «egiaztatu gabe» «hartzea baieztatuta» bihurtzea. Xehetasun-maila aldatu behar da, ondorio mugatua mantendu eta zer ez den ezagutzen azaldu.

Ordezkapen-ariketa: beste pertsona batek, egilearengana jo gabe, jatorrizkoa berreskuratu, v1 zergatik aldatu zen berreraiki, inferentzia iturritik bereizi eta kontsulta-baimenak aurkitu behar ditu. Ezin badu, memoria auditatzeko zaila den artxibo bat da. Datu pertsonalen ezabatzea edo zuzenketa aplikatzekoa den atxikipen-politikaren arabera tratatu behar da, ez trazabilitatearen salbuespen gisa.